e-Tax Invoice และ e-Receipt ออกจาก ERP ในขั้นตอนเดียว
ผ่านรายการใบแจ้งหนี้ครั้งเดียว MotionERP ลงลายมือชื่อดิจิทัล สร้างไฟล์ PDF/A-3 ส่งอีเมลถึงลูกค้า และสร้างไฟล์ XML ตามมาตรฐาน ขมธอ.3-2560 นำส่งกรมสรรพากรผ่านผู้ให้บริการให้เอง พร้อมสถานะทุกฉบับในระบบเดียว
e-Tax Invoice และ e-Receipt คืออะไร
คือใบกำกับภาษี ใบรับ ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ ที่จัดทำเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์แทนกระดาษ ลงลายมือชื่อดิจิทัลเพื่อยืนยันผู้ออกและป้องกันการแก้ไข ส่งมอบให้ผู้ซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรในรูปแบบ XML ตามมาตรฐาน ขมธอ.3-2560 เป็นรายเดือนภาษี ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ใน MotionERP งานทั้งหมดนี้เริ่มจากการผ่านรายการเอกสารขายตามปกติ
- ไฟล์ที่ลูกค้าได้รับ
- PDF/A-3 ลงลายมือชื่อดิจิทัล พร้อมประทับวันและเวลาที่ออกเอกสาร
- ไฟล์ที่นำส่งกรมสรรพากร
- XML ตามมาตรฐาน ขมธอ.3-2560 สร้างจากเอกสารในระบบโดยตรง
- กำหนดนำส่ง
- รายเดือนภาษี ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป
- ช่องทางนำส่ง
- อัตโนมัติผ่านผู้ให้บริการที่เชื่อมไว้ เช่น INET หรือดาวน์โหลด XML ไปอัปโหลดเอง
จากกระดาษสี่ขั้น สู่ดิจิทัลที่ระบบทำให้
ระบบเดิมใช้เวลามาก ขาดข้อมูลแบบเรียลไทม์ ต้นทุนการพิมพ์และจัดเก็บสูง และการอนุมัติกับส่งเอกสารล่าช้า การเชื่อม e-Tax เข้ากับ ERP เปลี่ยนทั้งหมดนี้ให้เป็นขั้นตอนที่รวดเร็ว แม่นยำ และตรวจสอบได้
แบบเดิม
เอกสารกระดาษ
- 1พิมพ์เอกสารกระดาษใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบส่งของ ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้
- 2ส่งด้วยแมสเซนเจอร์ลูกค้ารอเอกสาร และบางฉบับตกหล่นระหว่างทาง
- 3เก็บเข้ากล่องเอกสารค้นย้อนหลังยาก และต้องหาพื้นที่เก็บหลายปี
- 4ทำรายงานภาษีขายด้วยมือใช้เวลาหลายวัน และเสี่ยงยื่นช้า
e-Tax ใน MotionERP
จากเอกสารในระบบโดยตรง
- 1ผ่านรายการใบแจ้งหนี้เอกสารขายตามปกติในระบบ ไม่มีขั้นตอนเพิ่ม
- 2ลงลายมือชื่อดิจิทัลอัตโนมัติได้ไฟล์ PDF/A-3 และ XML ในไม่กี่วินาที
- 3อีเมลถึงลูกค้าทันทีพร้อมรายงานการส่งว่าถึงผู้รับหรือไม่
- 4นำส่งกรมสรรพากรผ่านผู้ให้บริการติดตามสถานะรับหรือปฏิเสธได้ทุกฉบับ
เอกสารห้าประเภทที่ส่งเป็น e-Tax ได้จากงานขายปกติ
ทีมขายและฝ่ายบัญชีทำงานเหมือนเดิม เอกสารที่ต้องเป็น e-Tax ถูกสร้างและส่งต่อ ณ จุดที่เกิดขึ้นในกระบวนการ
- รับความต้องการจากลูกค้า
- ใบเสนอราคา
- ใบสั่งขาย
- ใบแจ้งหนี้e-Tax Invoice
- รับชำระเงิน
- ใบกำกับภาษีe-Tax Tax Invoice
- ใบส่งของe-Tax Delivery
- ใบลดหนี้e-Tax Credit Note
- ใบเพิ่มหนี้e-Tax Debit Note
ตั้งค่าครั้งเดียวสามขั้น แล้วทุกเอกสารเป็น e-Tax
ทีมที่ปรึกษาตั้งค่าร่วมกับฝ่ายบัญชีของท่านในช่วงวางระบบ หลังจากนั้นผู้ใช้ไม่ต้องจำขั้นตอนพิเศษใดเพิ่ม
ข้อมูลบริษัท
กำหนดเลขประจำตัวผู้เสียภาษี รหัสสาขา และข้อมูลการจดทะเบียนของกิจการ
- เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- 13 หลัก
- รหัสสาขา
- 00000 สำนักงานใหญ่
ข้อมูลลูกค้า
ยืนยันชื่อ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี สาขา และที่อยู่ของลูกค้า ให้ตรงกับที่ต้องแสดงในเอกสาร
- ประเภท
- นิติบุคคล สาขา 00000
- อีเมลรับเอกสาร
- บัญชีของลูกค้า
ผู้ให้บริการนำส่ง
เชื่อมระบบกับผู้ให้บริการที่เลือก ด้วยข้อมูลบัญชีผู้ให้บริการและข้อมูล API แล้วเปิดส่งอัตโนมัติ
- API Key และ Token
- ••••••••••
- ส่งอัตโนมัติ
- เปิดใช้งาน
ลายมือชื่อดิจิทัลและการประทับเวลา หลักฐานว่าเอกสารเป็นของจริง
เมื่อออกใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ให้กิจการแล้ว ทุกเอกสารจะมีหลักฐานสองอย่างที่ยืนยันทั้งผู้ออกและความครบถ้วนของข้อมูล
- ลายมือชื่อดิจิทัลแสดงข้อความ Digitally signed by ตามด้วยชื่อกิจการ ยืนยันว่าเอกสารออกโดยผู้ขายจริง
- การประทับเวลาแสดงวันและเวลาที่ออกเอกสาร หากมีการแก้ไขข้อมูลหลังจากนั้น ลายมือชื่อจะตรวจสอบไม่ผ่านทันที
ส่งถึงลูกค้าและกรมสรรพากร ได้ทั้งอัตโนมัติและด้วยตนเอง
ถึงลูกค้า อัตโนมัติ
ระบบส่งอีเมลพร้อมไฟล์ PDF/A-3 ให้ทันทีที่ลงนามเสร็จ พร้อมรายงานการส่งเพื่อติดตามว่าสำเร็จหรือไม่
ถึงลูกค้า ด้วยตนเอง
เลือกเอกสารหลายฉบับแล้วดาวน์โหลด PDF หรือ XML ส่งให้ลูกค้าตามช่องทางที่ตกลงกัน
ถึงกรมสรรพากร อัตโนมัติ
ไฟล์ XML ที่มีลายมือชื่อดิจิทัลถูกนำส่งผ่านผู้ให้บริการที่เชื่อมไว้ และติดตามสถานะในพอร์ทัลของผู้ให้บริการได้
ถึงกรมสรรพากร ด้วยตนเอง
ดาวน์โหลดไฟล์ XML จากเอกสาร e-Tax แต่ละฉบับ แล้วอัปโหลดเองตามช่องทางที่กรมสรรพากรกำหนด
ประโยชน์ที่ฝ่ายบัญชีและผู้บริหารได้
อัตโนมัติและมีประสิทธิภาพ
การสร้างและส่งเอกสารภาษีเกิดจากเอกสารขายในระบบโดยตรง ลดงานคีย์และเวลาประมวลผลอย่างมาก
ลดต้นทุนกระดาษและการจัดเก็บ
ลดค่าพิมพ์ ค่าส่งเอกสาร และพื้นที่จัดเก็บกล่องเอกสารที่ต้องเก็บหลายปี
ติดตามได้แบบเรียลไทม์
เห็นสถานะการส่งและการรับของทุกเอกสารทันที เพิ่มทั้งความเร็วและความถูกต้อง
โปร่งใสและตรวจสอบย้อนหลังได้
ทุกเอกสารมีหลักฐานดิจิทัลที่ชัดเจน เก็บรักษาได้ปลอดภัยในระยะยาว และค้นหาได้ด้วยเลขที่เอกสารหรือเลขผู้เสียภาษี
คำถามที่พบบ่อยเรื่อง e-Tax Invoice
e-Tax Invoice และ e-Receipt คืออะไร
คือใบกำกับภาษี ใบรับ ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล ส่งมอบให้ผู้ซื้อทางอิเล็กทรอนิกส์ และนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรในรูปแบบ XML ตามมาตรฐาน ขมธอ.3-2560
ต้องนำส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรเมื่อไร
นำส่งเป็นรายเดือนภาษี ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป ใน MotionERP นำส่งผ่านผู้ให้บริการที่เชื่อมไว้ได้อัตโนมัติ หรือดาวน์โหลดไฟล์ XML ไปอัปโหลดเอง
e-Tax Invoice และ e-Receipt ต่างจาก e-Tax Invoice by Email อย่างไร
ระบบ by Email ใช้การประทับรับรองเวลาผ่านอีเมลกลาง เหมาะกับกิจการที่ออกเอกสารไม่มาก ส่วน e-Tax Invoice และ e-Receipt ใช้ลายมือชื่อดิจิทัลและนำส่งจากระบบ เหมาะกับธุรกิจที่ออกเอกสารจำนวนมาก ผู้ประกอบการเลือกใช้ได้เพียงระบบใดระบบหนึ่ง
เอกสารแบบไหนส่งเป็น e-Tax ได้บ้าง
ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงินหรือใบกำกับภาษี ใบกำกับภาษีหรือใบส่งของ ใบลดหนี้ และใบเพิ่มหนี้ ทั้งหมดสร้างจากเอกสารขายในระบบโดยตรง
ต้องมีใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่
การลงลายมือชื่อดิจิทัลต้องใช้ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ของกิจการ ทีมที่ปรึกษาช่วยประสานขั้นตอนนี้กับผู้ให้บริการในช่วงวางระบบ
ถ้าเอกสารถูกปฏิเสธต้องทำอย่างไร
เอกสาร e-Tax แต่ละฉบับแสดงสถานะและข้อมูลตอบกลับจากผู้ให้บริการ ฝ่ายบัญชีเห็นสาเหตุ แก้ไขตามขั้นตอนที่ถูกต้อง แล้วส่งใหม่จากระบบได้ทันที
ต้องเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นานเท่าไร
ตามประมวลรัษฎากร ผู้ประกอบการต้องเก็บรักษาเอกสารไม่น้อยกว่า 5 ปี และอาจถูกขยายได้ไม่เกิน 7 ปี เอกสาร e-Tax เก็บอยู่ในระบบและค้นหาได้ด้วยเลขที่เอกสารหรือเลขผู้เสียภาษี
ธุรกิจไทยที่ Go-Live กับ MotionERP แล้ว
ภาพจากวันเริ่มใช้งานจริงของลูกค้า ทุกโครงการมีทีมคนไทยของ Dynamics Motion อยู่ข้างทีมท่านจนระบบเดินได้ด้วยตัวเอง
พื้นที่สำหรับคำพูดจริงหนึ่งถึงสองประโยค จากผู้บริหารลูกค้าที่ Go-Live แล้ว
- 800+ผู้ใช้ Go-Live จริง
- 50 คนทีมคนไทยที่ดูแลระบบ
- 2562ให้บริการธุรกิจไทยตั้งแต่
- 1 ปีรับประกัน Go-Live
เหมาะกับธุรกิจแบบไหน
MotionERP เหมาะกับท่าน เมื่อ
ออกใบกำกับภาษีจำนวนมากต่อเดือนและต้องการส่ง e-Tax Invoice จากเอกสารขายโดยตรง
ลูกค้ารายใหญ่หรือหน่วยงานราชการขอรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์
ต้องการลดการพิมพ์ จัดส่ง และจัดเก็บเอกสารกระดาษ
ยังไม่เหมาะ เมื่อ
ออกใบกำกับภาษีไม่กี่ฉบับต่อเดือนและลูกค้ายังรับกระดาษ
ยังไม่ได้ลงทะเบียน e-Tax Invoice กับกรมสรรพากร ทีมช่วยแนะนำขั้นตอนได้ก่อน
อ่านต่อ: เปรียบเทียบกับ ERP อื่น
ให้ทีมวางระบบ e-Tax กับเอกสารขายจริงของท่าน
ทีมงานติดต่อกลับภายใน 1 ชั่วโมงทำการ เพื่อนัดสำรวจเอกสารและผู้ให้บริการที่เหมาะกับท่าน